Erzurum Valisi Mustafa Çiftçi'nin talimatıyla başlatılan çalışma kapsamında, "Kültürel ve Doğal Miras Değerlerinin Korunması" başlıklı 9 Temmuz'da yayımlanan emirle, 1877-1878 Osmanlı-Rus Savaşı'nda kentin savunmasında önemli rol oynayan 23 tabyanın sorumluluğu; kurum, dernek ve sivil toplum kuruluşlarına verildi.
"Erzurum-Tarihin İzinde Ecdada Vefa Projesi" kapsamında Şahap Paşa Tabyası TÜGVA Erzurum temsilciliğine, Ağzıaçık Tabya ise Ebu İshak Vakfı ve Emin Eğitim Derneği sorumluluğuna bırakıldı.
Vakıf ve dernek sorumluları, beraberindeki gönüllülerle kamp kurdukları tabyada temizlik çalışması gerçekleştirirken, TÜGVA Erzurum üyeleri de çöplerini topladıkları Şahap Paşa Tabyası'nda, ekipçe temizlik çalışması yaptı.